Briefe schreiben kann doch schließlich jeder. Stimmt! Im privaten Bereich geht das zur Not auch ohne Gestaltungsrichtlinien. Aber nicht in der Geschäftskorrespondenz – egal, ob als E-Mail oder Brief! Hier sind ausgehende Schreiben Ihr Aushängeschild, hierüber werden Sie bewertet. Die DIN regelt nicht, was in Ihren Brief gehört – aber wie er aussehen sollte:

Wie gestaltet man das Anschriftfeld?
Wie schreibt man heute (internationale) Telefonnummern?
Wohin kommen Betreff, Datum und Infoblock?
Wie ist es mit dem Anlagevermerk?
und vieles mehr

PLZ

Datum

Betreffzeile

Abkürzungen, die Sie beim Lesen automatisch in das ungekürzte Wort „übersetzen“, erhalten einen Punkt, der ohne Leerzeichen an das abgekürzte Wort gesetzt wird. Mehrere abgekürzte Wörter („z. B.“) werden mit Leerzeichen getrennt.

Beispiele:

evtl.	eventuell
Mio.	Million/en
Mrd.	Milliarde/n
i. A.	im Auftrag
zz.	zurzeit
z. B.	zum Beispiel
u. a. m.	und anderes mehr
ppa	per procura, bedeutet zu deutsch „in Vollmacht“

Tipp: Überlegen Sie, ob eine Abkürzung den Lesefluss begünstigt oder eher stört – meist ist es besser, wenn Sie Abkürzungen vermeiden. Denken Sie auch daran, dass der Empfänger Ihres Briefs eine Ihnen geläufige Abkürzung eventuell nicht kennen könnte.

Ausnahmen

Eine Ausnahme bilden die Abkürzungen „usw.“ und „usf.“. Hier gilt: nur ein Punkt am Ende und keine Trennung durch Leerzeichen.

usw.	und so weiter
usf.	und so fort

Abkürzungen, die in den allgemeinen Sprachgebrauch Einzug gehalten haben und wie selbstständige Wörter behandelt oder buchstäblich gesprochen werden, erhalten keine Punkte und Leerzeichen.

Beispiele:

AG	Aktiengesellschaft
EU	Europäische Union
GmbH	Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Pkw	Personenkraftwagen
ZDF	Zweites Deutsches Fernsehen

Ebenso bleiben folgende nationale und internationale Abkürzungen ohne Punkt:

Maßeinheiten	m (Meter), g (Gramm), kg (Kilogramm), t (Tonne)
Währungen	EUR (Euro), USD (US-Dollar), CHF (Schweizer Franken)
Himmelsrichtungen	SW (Südwest), SSW (Südsüdwest), NO (Nordost)
Chemische Elemente sowie Physikalische Elemente	Ca (Calcium), kWh (Kilowattstunde), Na (Natrium)

Anschrifteld

Für das Anschriftfeld (also der Teil, der im Fenster Ihres Briefumschlags erscheint) steht Ihnen eine Größe von 45 x 85 mm zur Verfügung.

Für die Positionierung der Anschrift hilft eine gedachte Linie mit einem Abstand von 44,7 mm (Form A) bzw. 62,7 mm (Form B; geeignet für Fensterbriefumschläge) zur oberen Blattkante.

Unterhalb dieser gedachten Linie steht die eigentliche Anschrift, für die Sie maximal 27,3 mm (6 Zeilen) Platz zur Verfügung haben.

Oberhalb dieser gedachten Linie schreiben Sie die Rücksendeangabe (in der Regel die Absender-Anschrift) sowie postalische Zusätze und Vermerke (bspw. „Persönlich“ oder „Warensendung“). Für diese sind maximal 17,7 mm (5 Zeilen) vorgesehen. Daraus ergibt sich eine geringere Zeilenhöhe und somit eine geringere Schriftgröße.

Beachten Sie, dass im gesamten Anschriftfeld keine Leerzeilen erlaubt sind – die Anschriftzone wird von der gedachten Linie abwärts beschriftet, die Zone mit der Rücksendeangabe und Zusatzangaben von unten nach oben.

Brauchen Sie für die ein oder andere Zone mehr Zeilen als vorgesehen, dürfen Sie auch „Grenzen überschreiten“, also die gedachte Linie entsprechend verschieben.

Als Schriftgröße sind 8 Punkt für die obere Zone empfohlen, mindestens jedoch 6 Punkt. Sehen Sie für die Anschriftzone eine Schriftgröße von mindestens 8 Punkt vor. Ab unter 10 Punkten sollten Sie eine serifenlose Schriftart (zum Beispiel „Arial“) verwenden.

Aufteilung des Anschriftenfelds:

5	Rücksendeangabe sowie (postalische) Zusätze und Vermerke (5 Zeilen), Beschriftung von unten nach oben
4
3
2
1
1	Anschrift (6 Zeilen), Beschriftung von oben nach unten
2
3
4
5
6

Beispiel:

5
4
3	Jedöns Verlag, Heinz-Müller-Straße 2, 12345 Köln
2	Wenn unzustellbar, bitte mit neuer Anschrift zurück
1	Büchersendung
1	Schröder GmbH
2	Herrn Bernd Schlau
3	Gebäude 3 A
4	Abteilung 3 RT/III
5	Postfach 12 34
6	83334 München

Sonderfälle:

Ortsteilnamen dürfen mit einem vorangestellten „OT“ oberhalb der Straßenangabe stehen.

Umfasst ein Gebäude mehrere Hausnummern, werden diese mit einem Bindestrich oder Schrägstrich geschrieben („Robert-Bosch-Straße 22-26“ oder „Robert-Bosch-Straße 22/26“). Nachfolgende Buchstaben werden mit einem Leerzeichen von der Hausnummer getrennt und können sowohl klein- als auch großgeschrieben werden („Neustraße 12 a“ oder „Neustraße 12 A“).

Sollen Wohnungsnummern o. ä. genannt werden, stehen diese hinter der Straßen- und Hausnummer-Angabe. Sie werden durch zwei Schrägstriche (mit Leerzeichen davor und dahinter) abgetrennt.

5
4
3	Jedöns Verlag, Heinz-Müller-Straße 2, 12345 Köln
2	Wenn unzustellbar, bitte mit neuer Anschrift zurück
1	Büchersendung
1	Frau
2	Lina Grün
3	OT Schwabing
4	Schönstraße 265 // Haus 2
5	83334 München
6

Auslandsanschrift

Die Anschriften Inland und Ausland sind sich sehr ähnlich, aber ein paar Unterschiede müssen Sie doch beachten. Hier sehen Sie, wie eine Anschrift bei Sendungen ins Ausland aufgebaut ist:

So sieht eine korrekt gestaltete Auslandsanschrift aus:

Hôtel de Ville

Place du Marché, 2

4000 LIEGE

BELGIEN

Diese Regeln gelten für Auslandsanschriften zusätzlich:

Kein Länderkennzeichen (NL-1234) verwenden.
Der Ort wird möglichst in der Sprache des Empfängerlands, also „LIEGE“, „FIRENZE“ oder „BUCURESTI“, geschrieben. Das erleichtert den Postangestellten im Empfängerland die richtige Zustellung.
Der Ort wird in Versalien (Großbuchstaben) geschrieben.
Das Bestimmungsland schreiben Sie in Versalien in die letzte Zeile (keine vorgeschaltete Leerzeile). Hier verwenden Sie die deutsche Schreibweise (Belgien statt Belgique), denn die Zuordnung zum Land geschieht ja noch im Inland.

Aufzählung

Vor und nach Aufzählungen setzen Sie eine Leerzeile zum Trennen vom übrigen Text.

Beispiel 1:

In unserem Geschäft erhalten Sie

1. Blusen,

2. Kleider,

3. Hosen,

4. Röcke.

Alles in verschiedenen Größen vorrätig.

Mehrstufige Aufzählungen werden eingerückt:

Beispiel 3:

Angebote in unserer Stadt:

1. Schwimmbäder
     a) Freibäder
     b) Hallenbäder

2. Sporthallen
    a) Mehrzweckhallen
    b) Tennishallen
    c) etc.

Wir freuen uns auf Sie!

IBAN (Überweisungsformular)

Die IBAN wird von links nach rechts nach jedem vierten Zeichen durch ein Leerzeichen unterteilt.

Beispiel:

IBAN DE89 1234 4762 4758 1234 00

Der BIC Code wird nicht gegliedert.

Beispiel:

ERFBDE8E759

Für den SWIFT-Code gibt es in der DIN 5008 keine Empfehlung.

BLZ

Die alte nationale Bankleitzahl wurde so untergliedert: Dreierblock, ein Leerzeichen, Dreierblock, ein Leerzeichen, Zweierblock. Der Bankleitzahl wird ein „BLZ“ ohne Doppelpunkt vorangestellt.

Beispiel:

BLZ 416 700 27

Akademische Titel und Diplome

Die DIN 5008 sieht vor, dass akademische Grade abgekürzt unmittelbar vor dem Namen stehen, so auch der „Professor“:

Beispiel:

Herrn

Prof. Dr. Klaus Oberuntermöller

Unsere Empfehlung: Schreiben Sie den Titel „Professor“ aus, wenn der Platz ausreicht – das wirkt höflicher und wertschätzender.

Dr. und Dipl.-Ing.

Frau

Dr. Katja Müller

Bachelor und Master in der Anschrift

Bachelor- und Mastergrade (wie B. A., B. Sc., M. A., M. Sc.) stehen hinter dem Namen.

Herr

Sebastian Schmidt B. A.

Berufsbezeichnungen

Berufsbezeichnungen hingegen wie zum Beispiel Direktor oder Rechtsanwalt werden hinter „Herrn“ beziehungsweise „Frau“ geschrieben.

Frau Rechtsanwältin

Dr. Julia Maus

Herrn Vorstandsvorsitzenden

Heinz Schmidt

Gedöns AG

Unsere Empfehlung: Berufsbezeichnungen können Sie auch unterhalb des Namens platzieren. Das wirkt eleganter als beispielsweise die etwas umständlich klingende Formulierung „Frau Vorstandsvorsitzende“.

Frau

Greta Schmidt

Vorsitzende des Vorstands

Betreffzeile

Platzieren Sie die Betreffzeile zwei Zeilen unterhalb des Anschriftenfelds.

Beispiel:

5
4
3
2
1
1	Frau
2	Dr. Kerstin Otto
3	Berliner Ring 123
4	12345 Düsseldorf
5
6
1	Leerzeile
2	Leerzeile
3	Ihr Schreiben vom xx.xx.21

Einleitende Wörter „Betreff“, „Betr.“ oder „Betrifft“ oder Ähnliches entfallen.
Setzen Sie keinen Punkt an das Ende der Betreffzeile. Werbliche Satzzeichen, wie zum Beispiel Ausrufezeichen („Hier kommt ein ganz besonderes Angebot für Sie!“), können Sie verwenden.
Der Betreff kann sich über mehrere Zeilen erstrecken.
Unsere Empfehlung: Halten Sie ihn jedoch so kurz wie möglich.
Aus optischen Gründen kann die Betreffzeile hervorgehoben werden (Fettdruck ist gebräuchlich, eine farbige Hervorhebung geht laut DIN auch).
Die Anrede folgt mit zwei Zeilen Abstand zur Betreffzeile.
Wird der Brief in einem mit Sichtfenster versehenen Briefumschlag verschickt und ist der Betreff vertraulich oder beinhaltet sensible Daten, dann können Sie in auch ein bis zwei Zeilen tiefer setzen, um zu vermeiden, dass der Betreff von außen lesbar ist.

Datum

Mit der letzten Überarbeitung der DIN 5008 stärkt sie die Verwendung der Datumsschreibweise Jahr-Monat-Tag. Also 2021-05-07 für 7. Mai 2021. Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden.

Außer der internationalen Schreibweise erlaubt die DIN auch diese:

07.05.2021 – sofern keine Missverständnisse entstehen
7. Mai 2021 – einstellige Tagangaben enthalten keine Null vorweg

Außerhalb des Fließtextes können Sie den Monatsnamen abkürzen (immer 4-stellig) – im Fließtext verwenden Sie die alphanumerische Schreibweise. Ist die Tagesangabe einstellig, wird keine Null vorangestellt.

Beispiele:

2021-05-07
07.05.2021
7. Mai 2021
Die Abkürzungen für die Monatsnamen lauten:
Jan., Feb., Mär./März, Apr., Mai, Jun./Juni, Jul./Juli, Aug., Sept., Okt., Nov., Dez.

Geschäftsbrief Vorlage

Grußformel

Die Grußformel setzen Sie mit einer Leerzeile zum Brieftext ab:

Beispiel:

1	Text Text Text Text Text Text
2	Text Text Text Text Text Text
3
4	Mit freundlichen Grüßen
5
6
7

Hinweis: Es ist nach der DIN 5008 nicht verboten, das übliche „Mit freundlichen Grüßen“ abzuwandeln. So könnten Sie die folgenden Grußformeln ausprobieren:

Beispiele:

Mit freundlichen Grüßen aus Berlin

Freundliche Grüße nach Hamburg

Es grüßt Sie herzlich aus Leipzig

Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende

Firmenname / Behörde

Soll nach der Grußformel noch der Firmenname oder die Bezeichnung der Behörde genannt werden, wird diese mit einer Zeile Abstand zur Grußformel platziert. Der Name kann bei Bedarf auf mehrere Zeilen verteilt werden.

Unterschrift

Die Anzahl der Leerzeilen für die Unterschrift ist nicht festgelegt – drei Leerzeilen sind in der Regel ausreichend und sinnvoll.

Unsere Empfehlung: Da viele Unterschriften nicht gut lesbar sind, empfehlen wir Ihnen, den Vor- und Nachnamen des Unterzeichners (Vorname ausgeschrieben) unterhalb der Unterschrift maschinenschriftlich zu wiederholen.

1	Mit freundlichen Grüßen
2
3	Sunshine Verlag
4	Bernd Weber
5
6
7	Bernd Weber

Hervorhebung

Um eine Textpassage zu markieren und damit aus dem Kontext hervorzuheben, haben Sie vielfältige Möglichkeiten, zum Beispiel:

Zentrieren

Einrücken

Wechsel der Schriftgröße
Wechsel der Schriftart
Wechsel der Schriftfarbe
Fettdruck
„Anführungszeichen“
Kursivschrift
Unterstreichen*
GROSSBUCHSTABEN (Versalien)

Beachten Sie bei Hervorhebungen, dass die Satzzeichen innerhalb der Hervorhebung mit einbezogen werden.

Infoblock

Der Aufbau des Infoblocks

Der Informationsblock beginnt bei 32 mm (Form A) bzw. bei 50 mm (Form B) Abstand zur oberen Blattkante und ist 125 mm (12,5 cm) von der linken Blattkante entfernt. Er hat eine maximale Breite von 75 mm (7,5 cm).

Beispiel:

Ihr Zeichen:

Ihre Nachricht vom:

Unser Zeichen:

Unsere Nachricht vom:

Name:

Telefon:

Fax:

E-Mail:

Datum:

Statt dem Leitwort „Name“ können Sie auch die Formulierung „Ihr Gesprächspartner“ beziehungsweise „Ihre Gesprächspartnerin“ und „Abteilung“ verwenden. Ebenso dürfen Leitwörter weggelassen oder hinzugefügt werden oder Symbole verwendet werden. Die oben angegebene Reihenfolge sollte jedoch nicht geändert werden.

Leitwörter sollten durch Leerzeilen sinnvoll gruppiert werden. Als Schriftart und -größe für die Eintragungen wählen Sie in der Regel die gleiche wie im restlichen Brief, mindestens jedoch 8 Punkt.

Die frühere Alternative zum Informationsblock, die Bezugszeichenzeile, ist in der aktuellen DIN 5008 nicht mehr zu finden.

PLZ – Postfach

So schreiben Sie die PLZ oder Postfächer DIN-5008-gerecht

PLZ

Es gibt eine einfache Regel für die PLZ: Sie werden nicht gegliedert!

Beispiel:

12345 Neustadt

Postfächer

Postfachnummern werden zweistellig von rechts gegliedert.

Beispiele:

3 22 63

12 45 68

Telefonnummern, Handynummern und Faxnummern

Telefonnummern mit Vorwahl

Die Vorwahl wird durch einen Leerschritt von der restlichen Telefon-Nummer abgesetzt.

Beispiele:

08161 5427000

Telefonnummer mit Vorwahl- und Durchwahlnummer

Eine Durchwahlnummer wird mit einem Bindestrich an die Anlagennummer angehängt.

Beispiele:

08161 5427000-3 (Hausmeister)

0764 812632-41

Sondernummern

Eine Sondernummer, bei der die Ziffer nach der Vorwahl Aufschluss über den Tarif gibt, wird wie folgt gegliedert.

Beispiele:

0180 2 12334

0800 5 23234213

Telefonnummern im Schriftverkehr mit dem Ausland

Stellen Sie für Deutschland ein Pluszeichen und eine 49 voran. Es entfällt dann die 0 der Vorwahl.

Beispiel:

+49 30 3432622-113

Handynummern

Handynummern mit der Vorwahl 0159 bestehen in der Regel aus elf Ziffern. Das Format der Rufnummer lautet dann z.B. 0179 – 1234567. Da der Bedarf an Rufnummern mit der Handyvorwahl allerdings steigt, wird die Vorwahl immer häufiger mit einer fünften Ziffer vergeben. Dadurch besteht die Handynummer aus zwölf Ziffern und hat das Format 0179X – 1234567.

Beispiel:

Mobil: 0179 1234567 Handynummer mit elf Ziffern

Mobil: +49 179 1234567 (mit Ländervorwahl für Deutschland)

Mobil: 01791 1234567 Handynummer mit 12 Ziffern

Mobil: +49 1791 1234567(mit Ländervorwahl für Deutschland)

Hinweis: Lange Telefonnummern dürfen gegliedert werden, sofern es der Lesbarkeit dient oder werbliche Gründe dafür sprechen.

Uhrzeit

Ist schon Feierabend? Das sagt die DIN 5008 zu Uhrzeit-Angaben

Stunden, Minuten und Sekunden werden mit jeweils zwei Ziffern angegeben und mit einem Doppelpunkt voneinander getrennt (HH:MM:SS).

Beispiele:

13:00 Uhr

09:30 Uhr

12:25:33 Uhr

17 Uhr

06:00 Uhr

Bei vollen Uhrzeiten steht es Ihnen frei, die Angabe der Minuten wegzulassen – Sie können also 9 Uhr statt 9:00 Uhr schreiben. In Tabellen und bei Auflistungen ist die vierstellige Schreibweise aus Gründen der Übersichtlichkeit empfehlenswert.

Die Zeitdauer in Stunden und Minuten trennen Sie durch einen Doppelpunkt. Hundertstel Sekunden fügen Sie durch ein Komma getrennt, an.

Beispiele:

1000-m-Lauf:	2:44,7 Minuten
Spieldauer (Musik):	3:25 Minuten
Filmlänge:	1:59 Stunde

Zahlen

So schreiben Sie Zahlen DIN-5008-gerecht

Die DIN empfiehlt die Gliederung von Zahlen mittels Leerzeichen nach jeweils drei Ziffern. Bei Zahlen mit Komma erfolgt die Gliederung in Dreiergruppen rechts und links des Kommas. Runde sowie ungefähre Werte dürfen ohne Nachkommastellen geschrieben werden.

Beispiele:

1 500 Exemplare
50 000 000 Besucher
75 123 Stück
3,141 592 653 59
25,36 Euro
25 Euro

Die Gliederung mit Punkt ist nur bei Geldbeträgen empfohlen.

Beispiele:

1.573,45 Euro
340.000.000 Dollar

Unterschrift

Nach der Grußformel folgt mit einer Leerzeile Abstand der Name der Firma/Behörde. Für die darunter folgende handschriftliche Unterschrift reichen in der Regel drei Leerzeilen.

Die maschinenschriftliche Wiederholung des Vor- und Nachnamens des Unterzeichners folgt unterhalb der Unterschrift. Diese Namenswiedergabe ist nicht zwingend vorgegeben, hat sich aber als sinnvoll erwiesen. Unsere Empfehlung: Schreiben Sie den Vornamen aus, damit der Empfänger nicht rätseln muss, ob sich hinter „C. Schmitz“ eine Dame oder ein Herr verbirgt.

Zusätze, wie ppa oder i. A. schreiben Sie entweder vor die handschriftliche Unterschrift oder vor die maschinenschriftliche Namenswiederholung.

Beispiele I:

1	Mit freundlichen Grüßen aus Köln
2
3	Jedöns GmbH
4
5	*(An dieser Stelle steht die Unterschrift)*
6
7	Claudia Schmitz

Beispiel II:

1	Mit freundlichen Grüßen aus Köln
2
3	Jedöns GmbH
4
5	*i. A. (An dieser Stelle steht die Unterschrift)*
6
7	Claudia Schmitz

Beispiel III:

1	Mit freundlichen Grüßen aus Köln
2
3	Jedöns GmbH
4
5	*(An dieser Stelle steht die Unterschrift)*
6
7	i. A. Claudia Schmitz

Verteiler

Den Verteilervermerk positionieren Sie mit einer Leerzeile Abstand zur maschinenschriftlich wiederholten Unterschrift.

Enthält Ihr Schreiben einen Anlagevermerk, steht der Verteilervermerk mit einer Leerzeile Abstand unter diesem. Bei Platzmangel kann diese Leerzeile entfallen.

Haben Sie zu wenig Platz unterhalb des Brieftextes, können Sie den Anlage- und Verteilervermerk auch rechts neben den Unterschriftblock (125 mm (=12,5 cm) vom linken Blattrand entfernt) platzieren.

Das Wort „Verteiler“ können Sie durch Fettdruck hervorheben. Die Namen werden unterhalb des Wortes „Verteiler“ aufgeführt.

Beispiel 1:

1	Mit freundlichen Grüßen
2
3
4
5	Horst Klein
6
7	Anlagen
8	1 Rechnung
9	1 Lieferschein
10
11	Verteiler
12	Herrn Hans Schmitz, Vertrieb
13	Herrn Klaus Breuer, Produktion